Reprendre le dossier de paie d'un club sportif en cours de route

Une paie ne repart jamais de zéro. Le premier bulletin que nous établissons pour un club dépend de tout ce qui a été fait avant : les salaires déjà versés dans l'année, les congés acquis, les heures programmées des éducateurs, les taux de cotisation notifiés, les déclarations déjà déposées. Une reprise réussie, c'est un salarié qui ne voit aucune différence sur son bulletin, sauf peut-être une erreur ancienne enfin corrigée.

Les situations de reprise que nous rencontrons

La plus fréquente reste le changement de prestataire : le club n'est plus satisfait, ou son cabinet comptable arrête de faire la paie. Viennent ensuite les reprises internes, quand un trésorier bénévole qui tenait la paie depuis des années quitte le bureau, ou quand le salarié administratif qui s'en chargeait part sans avoir documenté ses méthodes. Il y a aussi les fusions de clubs, les créations de société sportive à côté de l'association, et les groupements d'employeurs qui reprennent des salariés de leurs membres. Chaque cas a ses priorités, mais la liste des éléments à récupérer est la même.

Une précision : la reprise se distingue de l'audit. L'audit de reprise vérifie si les pratiques passées étaient conformes. La reprise, elle, consiste à faire en sorte que la paie continue sans rupture. Nous faisons les deux, dans cet ordre : d'abord assurer la paie du mois, ensuite vérifier l'historique.

Reprendre en cours d'année : les cumuls

Quand la reprise a lieu en mars, en septembre ou en novembre, les bulletins des mois précédents ont produit des cumuls qui servent au calcul des mois suivants. Nous les reprenons salarié par salarié, à partir du dernier bulletin établi :

• Le brut et les bases de cotisations de l'année, plafonnées et non plafonnées.
• Le plafond de la sécurité sociale déjà utilisé, proratisé pour les temps partiels et les entrées en cours d'année.
• La réduction générale des cotisations patronales, calculée sur l'année et régularisée au fil des mois.
• Le net imposable, le taux de prélèvement à la source transmis par l'administration et l'impôt déjà retenu.
• Les heures rémunérées, utiles notamment pour la réduction générale et pour certaines attestations.

Une erreur de cumul ne se voit pas tout de suite. Elle apparaît en fin d'année, sur la régularisation de la réduction générale ou sur le récapitulatif fiscal, quand il est plus difficile de remonter à la source.

L'historique DSN et les accès net-entreprises

La DSN relie chaque mois le club aux organismes sociaux. Pour la reprendre, nous avons besoin des habilitations sur net-entreprises au nom du club, des DSN déposées sur au moins les douze derniers mois avec leurs comptes rendus, et de la liste des signalements en cours : arrêts de travail non clos, fins de contrat récentes, reprises. Les identifiants des contrats déclarés doivent être conservés à l'identique dans le nouveau logiciel. Sans cette continuité, les organismes peuvent lire une fin de contrat suivie d'une embauche, avec des effets sur les droits des salariés.

Nous vérifions aussi que le club n'a pas de DSN en anomalie non traitée ni de régularisation laissée en attente. Si c'est le cas, elle est traitée avant la première déclaration que nous déposons, avec l'aide de notre page correction de DSN.

Congés payés et compteurs de temps de travail

Les compteurs de congés payés sont la première source de litige après une reprise. Nous reprenons, pour chaque salarié, les droits acquis sur la période en cours, les droits de la période précédente restant à prendre, et les congés déjà posés. Depuis la loi du 22 avril 2024, les arrêts pour maladie non professionnelle ouvrent aussi des droits à congés : un compteur qui ne les intègre pas est probablement faux pour les salariés qui ont été arrêtés.

Dans le sport, il faut ajouter les compteurs propres à l'organisation du temps de travail : heures programmées et réalisées des CDI intermittents, suivi de l'annualisation pour les éducateurs dont les semaines varient avec le calendrier sportif, repos et récupérations liés aux compétitions et stages. Si ces compteurs n'ont jamais été tenus, nous les reconstituons à partir des plannings et des bulletins, puis nous les faisons valider par le club.

Taux de cotisation et taux AT

Un nouveau logiciel n'invente pas les taux du club : il faut les lui donner. Le taux d'accident du travail est notifié chaque année à l'employeur et se consulte sur son compte AT/MP. Les taux des contrats de prévoyance et de complémentaire santé figurent dans les contrats et leurs avenants, avec leur répartition entre part salariale et part patronale. La caisse de retraite complémentaire, le versement mobilité selon la commune et l'effectif, la contribution à la formation professionnelle complètent la liste. Chacun de ces éléments est vérifié avant la première paie, pas après.

Contrats et paramétrage conventionnel

Nous reprenons tous les contrats signés et leurs avenants, et nous contrôlons pour chacun le groupe de classification de la CCN Sport, le salaire minimum correspondant, la durée du travail et les mentions obligatoires du type de contrat. Les CDI intermittents doivent indiquer les périodes travaillées et la répartition des heures ; les contrats des sportifs et entraîneurs professionnels relèvent du CDD spécifique du code du sport et des dispositions du chapitre 12 de la convention collective. Les contrats aidés ou d'apprentissage sont rapprochés des aides en cours, pour qu'aucune échéance de demande ne soit perdue.

Le paramétrage conventionnel suit : code IDCC 2511 déclaré en DSN, règles de maintien de salaire, primes prévues par la convention, ancienneté. Les paramétrages d'un logiciel généraliste ne prévoient pas toujours ces éléments, et c'est souvent là que se trouvaient les erreurs du dossier précédent.

Ce que nous demandons au club et au précédent prestataire

• Les bulletins de l'année en cours et de l'année précédente, ainsi que le journal de paie ou les états de cumuls.
• Les DSN des douze derniers mois et leurs comptes rendus, et les accès net-entreprises du club.
• Les contrats, avenants, plannings annuels et derniers documents remis aux salariés sortis.
• Les compteurs de congés payés et, le cas échéant, d'annualisation.
• Les notifications de taux AT, les contrats de prévoyance et de complémentaire santé, la caisse de retraite complémentaire.
• La liste des arrêts de travail en cours, avec les éléments de subrogation et les dossiers ouverts auprès de l'organisme de prévoyance.
• Les échéanciers en cours avec l'Urssaf et les éventuels courriers de contrôle.

Notre méthode de reprise

1. 01

   Inventaire

   Liste des pièces reçues et manquantes, date de bascule arrêtée avec le club.

2. 02

   Reconstitution

   Cumuls, compteurs et paramétrage saisis puis rapprochés du dernier bulletin établi.

3. 03

   Première paie

   Bulletins comparés ligne à ligne avec le mois précédent, DSN déposée à l'échéance.

4. 04

   Vérification

   Audit de l'historique dans les mois suivants et plan de régularisation si nécessaire.

Questions fréquemment posées

Pour aller plus loin